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Como criar horários de manutenção de rotina balanceados e eficientes

Cronogramas de manutenção de rotina

Como profissionais do negócio de gerenciamento de processos vitais que mantêm várias indústrias em funcionamento, já sabemos que um plano de manutenção programado pró-ativo é fundamental para o sucesso dessas indústrias.

Dependendo do tamanho, escala e complexidade das operações que você supervisiona, seu plano geral de manutenção normalmente será uma combinação de manutenção rotineira, preditiva e preventiva. Talvez até mesmo a falha ou a manutenção corretiva também. Mas no contexto desta discussão, vou me concentrar na manutenção de rotina.

Este tipo de manutenção refere-se às tarefas básicas de pequena escala realizadas regularmente para sustentar a manutenção geral da entidade que você gerencia. Os trabalhos de manutenção de rotina podem ser programados para ocorrer diariamente, semanalmente, mensalmente, bi-anualmente, etc.

Os passos para criar horários equilibrados de manutenção de rotina

Em primeiro lugar, criar seu cronograma de manutenção de rotina padrão pode não parecer um grande negócio. Mas criar um que é equilibrado (e subseqüentemente eficiente) requer uma abordagem meticulosa e centrada em dados.

Se você não tem um plano baseado em dados confiáveis, você agendará os exames de manutenção com freqüência ou muito longe entre eles. No primeiro caso, você desperdiçará o tempo de seu técnico em trabalhos desnecessários, enquanto no segundo caso você terá que lidar com os tempos de inatividade desnecessários.

E é realmente importante ter um cronograma eficiente se quiser implementar com sucesso uma Bom plano de manutenção preventiva.

Da minha experiência, existem muitos passos que se juntam para criar um bom plano de agendamento de manutenção. A ordem das etapas pode variar de uma organização para outra, mas eu sempre prefiro que todo o processo comece com uma compreensão clara de seus objetivos de manutenção e das estratégias específicas que você deseja realizar para atingir esses objetivos.

Depois disso, você precisa de seu inventário de ativos - um catálogo de cada peça de equipamento no sistema. Seu inventário deve ser tão compreensível quanto possível e exigirá inspeção física e atualizações freqüentes quando o novo equipamento for adicionado ou removido da sua organização.

Essa informação acabará por formar o núcleo de suas operações de manutenção. Com base nos dados do seu inventário, você pode ter uma idéia imediata do estado de cada equipamento e dos padrões de desempenho que você pode esperar com base na idade e condição.

De lá, você quer:

1. Proceda para atribuir tarefas de manutenção preventiva com uma freqüência de manutenção para cada recurso (geralmente com base nas recomendações do fabricante)

2. Decida quem em sua equipe de manutenção está gerenciando o que

Também não é uma má idéia verificar novamente qual o tipo de treinamento adicional que sua equipe precisará, e quais ferramentas e recursos você tem à sua disposição.

Uma vez que todos os itens acima estão classificados, você pode então enviar as informações para o software de manutenção selecionado.

O papel do CMMS em horários de manutenção

Embora eu possa ser um pouco tendencioso, acredito que um CMMS moderno (sistema de gerenciamento de manutenção computadorizado) é integral para o sucesso de qualquer estratégia de manutenção preventiva (que se baseie em agendamentos de manutenção de rotina).

Às vezes me pergunto como os estabelecimentos hoje ainda esperam executar suas operações de forma suave e econômica sem tirar proveito das soluções avançadas de manutenção. De qualquer forma, dependendo do software escolhido, tudo o que é necessário para iniciar o processo é inserir os dados que você reuniu até agora.

Existem muitos motivos diferentes para usar um CMMS, mas, ao analisá-lo apenas a partir do ângulo de agendamento, as operadoras podem criar e agendar rapidamente PMs, fazer upload de imagens, notas, manuais de usuário e outras informações sobre cada recurso no software. Esta é uma economia de tempo absoluta e é uma fonte inestimável de dados em uma data posterior.

O CMMS gerará ordens de trabalho programadas com instruções específicas para os membros certos da sua equipe de manutenção. À medida que cada tarefa é concluída, é uma oportunidade para capturar informações relevantes (como uma imagem do estado atual do recurso ou tempo gasto) e insira-os novamente no software para fins de relatórios históricos. Este processo pode ser feito facilmente a partir da conveniência do telefone ou tablet de um técnico.

Olhando o histórico de manutenção e outros relatórios, você perceberá rapidamente que sua programação inicial pode ser melhorada. Então, ajuste o cronograma conforme necessário e, em seguida, o próximo trimestre de enxaguamento e repita.

Por exemplo, imagine que sua empresa é uma pequena operação de fabricação de brinquedos que produz unidades 1,000 por mês. Um súbito aumento de demanda significa que agora você tem que produzir brinquedos 2,000 mensalmente. Essa tendência continua por meses e, embora seja bem-vindo ao crescimento agregado, você não está pronto para se comprometer a comprar novos equipamentos para que você simplesmente execute seu equipamento atual de forma mais agressiva.

Agora, depois de meses de produzir brinquedos 2,000, um mês de comentários do seu CMMS mostra que as avarias aumentaram e a auditoria de seus cronogramas de manutenção mostra que, sempre que o PM de lubrificação ocorre, o equipamento parece não ser bem cuidado. Com base nessas informações, você pode aumentar sua manutenção e lubrificação de peças móveis de cada semana 2 para cada semana 1 para ver se reduz as quebras inesperadas.

Nos próximos dois meses, você pode manter o olho no equipamento através do seu CMMS. Você achará que o aumento da manutenção resolveu o problema ou você terá os dados que você precisará argumentar para a compra de novos equipamentos.

Os Planos de Manutenção de Razões Comuns não são eficazes e como resolvê-los

Apesar dos benefícios dos cronogramas de manutenção de rotina, as empresas ainda relatam falhas no processo de uso, especialmente quando se trata de execução. Eu vi esse problema ocorrer uma e outra vez. O plano parece ser bom em teoria, mas, por um motivo ou outro, a execução torna-se um pouco de pesadelo e a organização retorna gradualmente à manutenção reativa.

Então, o que está causando esses problemas e como os resolvemos? As respostas não são exageradas e geralmente incluem:

1. Estratégia de desenvolvimento e desenvolvimento insuficiente

Rushing para criar um novo plano de manutenção significa mais frequentemente do que não, você estará abandonando esse plano no futuro próximo. Antes mesmo de se sentar para criar seu novo plano de manutenção, você considerou a prontidão da sua equipe para se adaptar, o suporte que você precisará de fora de sua equipe de manutenção e outras bases que devem estar no local desde o início? Alguns pontos vitais para começar são:

● Obter o buy-in de sua equipe de manutenção - Basta conversar com sua equipe e prepará-los para a mudança vai um longo caminho para obter seu buy-in e suporte. Com seu apoio, será drasticamente mais fácil implementar um novo plano de manutenção.

● Obtenha o buy-in da administração superior - Se sua alta administração não se preocupe em melhorar a eficácia geral do departamento de manutenção, mudar o seu plano de manutenção será muito difícil. Mostrando a gerência superior o inúmeros benefícios de um departamento de manutenção bem executado usando um CMMS percorrerá um longo caminho para obter esse apoio.

● Dê um passo de cada vez - Mais frequentemente do que não, os indivíduos mordem mais do que podem mastigar. Comece devagar e faça isso exatamente a primeira vez. Se você estiver gerenciando centenas de ativos, separe sua estratégia de implantação em etapas. Obtenha os ativos 10 funcionando sem problemas no departamento A e, uma vez que você ver o sucesso, vá para os ativos da 10 no departamento B.

● Compreenda que esta é uma maratona, e não um sprint - Mudando para horários de manutenção não é algo que é feito durante a noite. Embora algumas implementações possam demorar apenas algumas semanas, para realmente perceber os benefícios, espere gastar o tempo, obtendo o plano de manutenção construído e otimizado do jeito certo para sua organização.

2. Processos Organizacionais Fracos

É fácil responsabilizar o cronograma de manutenção ou o software executá-lo, mas se você cavar mais fundo, você achará que o plano pode estar tentando resolver um problema que simplesmente não pode manipular.

Sim, um cronograma de manutenção é um poderoso recurso e uma ferramenta de gerenciamento inestimável, mas não é uma solução para problemas subjacentes em seus processos. Por exemplo, seus técnicos estão devidamente capacitados e capacitados para lidar com as tarefas atribuídas? Eles podem terminar objetivamente todas as suas tarefas no prazo especificado? As suas práticas de manutenção estão atualizadas e realistas?

Se você respondeu não a qualquer uma ou a todas essas questões, basta implantar um plano não o ajudará. Em vez disso, facilite o sucesso por:

● Assegure-se de que as tarefas sejam atribuídas aos técnicos com experiência e conhecimento adequados e que você a bordo e treine novos técnicos de acordo com as necessidades das suas instalações.

● Atualize suas práticas de manutenção para incorporar recursos mais modernos, por exemplo, tablets com software baseado em nuvem.

● Assegure uma comunicação aberta entre técnicos e gerenciadores, para que você possa corrigir rapidamente problemas de agendamento à medida que surgiram.

3. Pobre Gestão Permanente

Se você é novo no uso de agendamentos de manutenção, isso significa que você está executando suas operações principalmente em manutenção reativa. Então, como você pretende lidar com as mudanças que virão de transitar de reativa para manutenção de rotina?

Uma das maneiras mais rápidas em que um cronograma de manutenção pode falhar é criá-lo e enviá-lo para a equipe de manutenção para execução sem qualquer controle. Nenhuma batalha sobrevive ao primeiro contato com o inimigo e isso também é verdade aqui. Seu plano de manutenção precisará crescer e se adaptar à medida que for implementado e que exigirá uma supervisão de você.

Não cometer erros, um cronograma de manutenção de rotina ou outras formas de manutenção planejada podem trazer muitas mudanças positivas para o seu negócio e reduzir significativamente os custos e o tempo de inatividade, mas isso só é possível se você pensa o suficiente e tem um bom plano no local para que a implementação seja bem-sucedida.

Bryan Christiansen

http://www.limblecmms.com

Bryan Christiansen é fundador e CEO da Limble CMMS. O Limble é um software móvel, moderno e fácil de usar do CMMS. Nós ajudamos a tirar o estresse e o caos da manutenção, ajudando os gerentes a organizar

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